DistIT Services AB:n tietosuojakäytäntö
Tässä tietosuojakäytännössä kuvataan, kuinka DistIT Services AB (”DistIT Services”, ”me”) käsittelee asiakkaiden, tavarantoimittajien, kumppaneiden, verkkosivuillamme kävijöiden ja muiden ulkopuolisten henkilöiden henkilötietoja.
1 Rekisterinpitäjä
Tämän käsittelyn rekisterinpitäjä on
DistIT Services AB
Organisation number: 556161-5864
Glasfibergatan 8
125 45 Älvsjö
Sähköpostiosoite: gdpr@aurdel.com
2 Käsittelytoimet
2.1 Tavaroiden ja palveluiden myynti
Kun ostat meiltä tavaroita, käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja voidaksemme käsitellä tilauksesi ja toimittaa tilatut tuotteet ja/tai palvelut, laskuttaa tilauksesi ja hoitaa asiakassuhdettamme.
Tätä tarkoitusta varten käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
• Perustunniste- ja yhteystietosi, mukaan lukien nimesi ja sähköpostiosoitteesi, sekä tarvittaessa osoitteesi ja puhelinnumerosi.
• Tilaustesi tiedot, kuten
○ yrityksen nimi
○ toimitustiedot (päivämäärä ja toimitusosoite, jos eri kuin yhteystiedoissa annettu osoite)
○ tiedot tilaamistasi tuotteista ja palveluista, kuten
• tuotenumero
• tuotteen nimi tai kuvaus
• määrä
○ ostopäivä
○ jälleenmyyjän tiedot
○ maksutiedot
Oikeusperustana on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta, koska käsittely on tarpeen sopimuksen tekemiseksi tai täytäntöön panemiseksi kanssasi, sekä yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta, koska käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutettuja etujamme varmistaa tilaustesi tehokas käsittely ja asiakassuhteen tehokas hallinnointi.
Voimme luovuttaa tietojasi alihankkijoille, rahtiyhtiöille ja muille siinä määrin kuin on tarpeen tilauksesi toimittamista varten.
Säilytämme ostojasi koskevia tietoja viiden vuoden ajan ostovuoden lopusta, koska tämä on välttämätöntä kirjanpitolain mukaisen velvollisuutemme noudattamiseksi.
Takuutietoja koskevia tietoja säilytetään kymmenen vuoden ajan sen vuoden päättymisestä, jolloin takuuaika on päättynyt, jotta voimme varmistaa, että pystymme täyttämään velvollisuutemme sinua kohtaan.
Voimme kuitenkin säilyttää tietoja pidemmän aikaa, jos tietoja käsitellään laillisesti muihin tarkoituksiin, kuten henkilökohtaisten etujen tarjoamiseen tai henkilökohtaiseen suoramarkkinointiin suostumuksellasi.
Lopuksi tallennamme tietoja yleisestä ostohistoriastasi osana sinua koskevia perustietoja. Näitä tietoja säilytetään niin kauan kuin meillä on aktiivinen suhde sinuun, joka meillä on sen vuoden loppuun asti, jolloin meillä ei ole ollut liiketoimia kanssasi viiteen kokonaiseen peräkkäiseen kalenterivuoteen.
2.2 Uutiskirjeiden lähetys
Jos saat meiltä uutiskirjeitä, käsittelemme tietojasi lähettääksemme (asianmukaiset uutiskirjeet). Käsittelemämme seuraavat tiedo
• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Suostumustiedot (kun lähetys perustuu markkinointisuostumukseen)
• Tieto siitä, että et halua vastaanottaa uutiskirjeitä (joko olet peruuttanut suostumuksesi tai olet ilmoittanut, että et enää halua vastaanottaa uutiskirjeitä, jotka olet saanut, kun olet ostanut meiltä tuotteita tai palveluita)
Käsittelyn oikeusperusta on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta, koska käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutettuja etujamme lähettää markkinointimateriaalia asiakkaille ja muille, jotka ovat ilmaisseet kiinnostuksensa tällaiseen materiaaliin.
Säilytämme tietoja kaksi vuotta sen vuoden lopusta, jolloin ensimmäinen seuraavista kahdesta tilanteesta ilmenee:
• peruutat suostumuksesi markkinointimateriaalien vastaanottamiseen
• on kulunut 12 kuukautta, että olemme lähettäneet sinulle markkinointimateriaaleja
Jos ilmoitat meille, että et enää halua vastaanottaa markkinointimateriaalia, jonka olet saanut, koska olet aiemmin ostanut meiltä tavaroita tai palveluita, säilytämme näitä tietoja 10 vuotta sen vuoden lopusta, jolloin saamme ne, jotta voimme varmistaa, että emme lähetä sinulle markkinointimateriaaleja, jos teet ostoksia uudelleen.
2.3 Käynti verkkosivuillamme
Jos käyt verkkosivuillamme, voimme kerätä henkilötietojasi evästeiden ja vastaavien tekniikoiden muodossa. Tämän tarkoituksena on antaa meille mahdollisuus optimoida verkkosivustoamme niiden tietojen perusteella, miten kävijät liikkuvat verkkosivustolla, mitä verkkosivuston osia he käyttävät ja ilmeneekö verkkosivuston käytön aikana teknisiä ongelmia, sekä se, keskeytyykö verkkosivustolla vierailu odottamattomista syistä.
Voit lukea lisää yksittäisistä evästeistä, kuten niiden käyttötarkoituksesta ja tietojen säilytysajasta, evästekäytännöstämme.
Käsittelyn oikeusperusta on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta, koska käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutettuja etujamme kerätä tietoja verkkosivustomme käytöstä verkkosivuston optimoimiseksi ja markkinoinnin kohdistamiseksi.
2.4 Jos olet toimittajan tai kumppanin yhteyshenkilö
Jos olet jonkun toimittajamme tai liikekumppanimme yhteyshenkilö, käsittelemme tietojasi hoitaaksemme suhdettamme sinuun ja edustamaasi yritykseen.
Tätä tarkoitusta varten käsittelemiämme tietoja ovat:
• nimi
• työosoite, -sähköpostiosoite ja -puhelinnumero
• kauppahistoria ja -kirjeenvaihto
Saamme tiedot suoraan sinulta tai edustamaltasi yritykseltä.
Käsittelyn oikeusperustana on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta, koska käsittely on tarpeen sopimuksen tekemiseksi tai täytäntöön panemiseksi kanssasi ja/tai edustamasi yrityksen kanssa, sekä yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta, koska käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutettuja etujamme hallinnoida tehokkaasti toimittaja- ja liiketoimintasuhteitamme.
Näiden tapahtumine tietoja säilytetään viisi vuotta sen vuoden lopusta, jota tapahtuma koskee. Muita tietoja säilytetään viisi vuotta sen vuoden lopusta, jota viimeisin tapahtuma sinun tai edustamasi yrityksen kanssa koskee.
Jos kuitenkin lakkaat olemasta yhteyshenkilö, poistamme yhteystietosi heti, kun saamme tästä tiedon. Muut tiedot tallennetaan yllä kuvatulla tavalla.
2.5 Jos olet yhteydessä asiakaspalveluumme tai otat meihin yhteyttä jostain muusta syystä
Jos olet meihin yhteydessä muista kuin edellä kohdissa 2.1–2.4 mainituista syistä, käsittelemme henkilötietojasi kyselysi käsittelemiseksi tai mistä tahansa muusta syystä, joka koskee yhteydenpitoamme.
Tältä osin käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
• nimesi
• yhteystietosi (osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
• tiedot yhteydenpitomme syistä sekä kaikki tiedot, jotka saamme yhteydenpidon yhteydessä.
Oikeusperustana on yleensä yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta, koska käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutettuja etujamme käsitellä tiedusteluja henkilöiltä, jotka ovat olleet meihin yhteydessä yrityksemme toiminnan yhteydessä sopivalla ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Olosuhteista riippuen muut oikeusperustat voivat kuitenkin olla merkityksellisiä.
Jos yhteydenpitomme kanssasi koskee rahoitustapahtumia, säilytämme yksittäisen tapahtuman tiedot viiden vuoden ajan sen vuoden lopusta, johon tapahtuma liittyy, kun taas muita tietoja säilytetään viisi vuotta sen vuoden lopusta, jolle eniten viimeaikainen kauppa liittyy.
Jos yhteydenpitomme ei sisällä rahatapahtumia, säilytämme tietoja yleensä kahden vuoden ajan sen vuoden lopusta, jolloin viimeksi olimme sinuun yhteydessä.
3 Tiedot, jotka sinun on annettava meille
Sinulla ei ole velvollisuutta antaa meille henkilötietoja, mutta jos et toimita pyytämiämme tietoja, se voi tarkoittaa, että emme voi käsitellä kyselyäsi tai tarjota pyytämiäsi palveluja.
4 Tietojen levittäminen ja siirto
Edellä kohdissa 2.1.–2.5 olevien yksittäisten käsittelytoimien kuvaukseen sisältyvien levittämistä koskevien tietojen lisäksi voimme paljastaa henkilötietojasi
• Aurdel-konserniin kuuluville yrityksille ja jälleenmyyjille, jotta voimme toimittaa sinulle tuotteita ja palveluja, varmistaa tuotteidemme, tarjontamme ja palveluidemme tasaisen
palvelutason sekä parantaa tuotteitamme, tarjontaamme, palvelujamme ja asiakaskokemustamme. Aurdel-konserniin kuuluvat DistIT Services AB, Glasfibergatan 8, 125 45 Älvsjö ja tytäryhtiöt, kuten Aurdel Denmark A/S Lautruphøj 5-7, 2750 Ballerup, Aurdel Norway AS, Gjellebekkstubben 10, 2. kerros, 3420 Lierskogen ja Aurdel Sweden AB, Glasfibergatan 8, 125 45 Älvsjö ja Aurdel Finland Oy, Hämeenkatu 13b, 33100 Tampere ja Aurdel Baltic UAB, R. Kalantos G. 32, LT-52494 Kaunas
• kolmansille osapuolille sulautumisen, myynnin, yhteisyrityksen, allokoinnin, siirron tai muun Aurdel-konsernin Ser-omaisuuden tai osakkeiden tai niiden osan luovutuksen yhteydessä.
• lakimiehille, kirjanpitäjille ja muille Aurdel-konsernia avustaville neuvonantajille.
Lopuksi voimme siirtää henkilötietoja kolmantena osapuolena oleville toimittajille, jotka tietojen käsittelijöinä suorittavat palveluita puolestamme, mukaan lukien laskutus, myynti, markkinointi, IT-tuki, mainonta, analysointi, markkinatutkimus, asiakaspalvelu, tuotepalvelu, toimitus ja tilausten täyttäminen, tietojen tallennus, validointi, turvallisuus tai petosten esto.
5 Tietojen siirto kolmansiin maihin
Kun käytät verkkokauppaamme, lähetät meille kyselyn tai vastaanotat meiltä uutiskirjeitä ja muita markkinointimuotoja, henkilötietojasi käsittelevät EU:n/ETA:n ulkopuolisissa maissa sijaitsevat tai jotka käyttävät EU:n/ETA:n ulkopuolisia alikäsittelijöitä, ensisijaisesti Yhdysvalloissa.
Tällaisissa tilanteissa toteutamme toimenpiteitä tietojen siirrolle oikeusperustan luomiseksi – tyypillisesti EU:n komission vakiosopimukset. Toteutamme myös lisätoimenpiteitä suojellaksemme oikeuksiasi ja vapauksiasi, jos katsomme tämän tarpeelliseksi yksittäisten vastaanottajamaiden osalta.
6 Tietojen tallentaminen
Henkilötietojen säilytyksen kesto kerrotaan kunkin käsittelyn kuvauksessa edellä kohdissa 2.1–2.5.
Voimme kuitenkin säilyttää tietoja pidempään, jos se on tarpeen laillisen velvoitteen täyttämiseksi tai oikeusvaateen laatimiseksi tai toimeenpanemiseksi tai oikeudellisen vaatimuksen esittämiseksi.
7 Oikeutesi
Sinulla on rekisteröitynä käyttäjänä seuraavat oikeudet:
a) Sinulla on oikeus pyytää tarkempia tietoja käsittelemistämme sinua koskevista henkilötiedoista sekä niiden korjaamista tai poistamista.
b) Sinulla on myös oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä ja pyytää sinua koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.
c) Sinulla on erityisesti ehdoton oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinointitarkoituksiin.
d) Siltä osin kuin henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Tällainen suostumuksen peruuttaminen koskee vain
peruutuksen jälkeistä ajanjaksoa, eikä se siten vaikuta henkilötietojesi käsittelyn laillisuuteen suostumuksen peruuttamista edeltävänä aikana.
e) Sinulla on oikeus saada kopio henkilötiedoistasi, jotka olet antanut meille jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa (tietojen siirrettävyys).
f) Sinulla on aina oikeus valittaa henkilötietojesi käsittelystä tietosuojaviranomaiselle, esim. tietosuojavaltuutetun toimistoon.
Näitä oikeuksia koskevat tietyt ehdot. Siksi emme ole välttämättä velvollisia noudattamaan pyyntöäsi.
Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä kohdassa 1 olevilla yhteystiedoilla.
Päivitetty viimeksi lokakuussa 2024